Blog

In 8 stappen van data naar strategische informatie met Power BI

In 8 stappen van data naar strategische informatie met Power BI

Marketing Data Ondernemen
8 minuten

 

Data kan goud waard zijn. Mits je het juist analyseert. De Microsoft-tool Power BI kan je hierbij helpen. Tamer Saglambilek is managing director van growth marketing agency Elevate Digital en gebruikt deze tool regelmatig om groei te realiseren voor zijn klanten. Tamer deelt zijn stappenplan, zodat jij hier ook mee aan de slag kan. 

Stap 1: Waarom gebruik je Power BI?

Tamer: “Power BI is een handige tool, omdat je hiermee data om kunt zetten naar informatie en deze op een visuele manier kan presenteren. Doordat de data in Power BI gevisualiseerd wordt, zie je bijvoorbeeld direct of het met een bepaalde dienst of een bepaald product goed of slecht gaat. Iets wat met een Excel-bestand vaak niet direct te zien is. Hoe het gevisualiseerd wordt, heb jij overigens compleet zelf in de hand. Dat maakt het ook zo interessant. Mits goed toegepast natuurlijk. Voor een makelaarskantoor kan Power BI bijvoorbeeld handig zijn om snel inzicht te krijgen in je KPI’s. Of denk aan een visualisatie van bepaalde huizen die in een postcodegebied aan een bepaalde leeftijdsgroep goed worden verkocht, en welke juist niet. Met die informatie kan je vervolgens als managementteam en makelaars mee aan de slag. Nog een voordeel: het is een gratis te downloaden tool.”

Stap 2: Bepaal je doelgroep

“Deze tool is voor meerdere gebruiksgroepen handig. Voor het managementteam, sales en ook jouw klanten. Het management kan er kennis mee vergaren om strategische beslissingen te maken. Je kunt er bijvoorbeeld achter komen in welke steden of buurten de verkoop goed gaat, welke makelaars hun werk goed doen en waar de focus voor hen op moet liggen. 

Je kunt het ook als mooie adviestool voor de klant gebruiken. Als je bijvoorbeeld straks meneer Pieterse over de vloer krijgt, dan kan je zijn profiel: leeftijd, inkomen en woonwensen koppelen aan jouw database met woningen die te koop staan. Zo kun je in de tool een landkaart maken met alle geschikte woningen die aan zijn gegeven wensen voldoet. En dat dus allemaal visueel, zodat meneer Pieterse het in een oogopslag begrijpt en een mooi overzicht heeft. Bovendien komt het op deze manier ook persoonlijker over dan een link naar een woning op Funda. Écht advies op maat waardoor je als makelaar direct jouw meerwaarde laat zien.”

Stap 3: Wat wil je meten en welke data heb je daarvoor nodig?

“Wat is jouw doel van het gebruik van deze tool: wat wil je precies meten, welke data heb je hiervoor nodig en waar is deze data te vinden? Vaak zijn er verschillende bronnen. Bijvoorbeeld een eigen database zoals een klantenbestand, woningoverzicht met reeds verkochte woningen of huizen in jouw portfolio die nog te koop staan. En ook externe bronnen, zoals informatie uit het Kadaster en van het CBS om leeftijden en inkomens van een bepaald postcodegebied te achterhalen. Kan bijvoorbeeld handig zijn als je inzichtelijk wil krijgen aan welke doelgroep jij de afgelopen periode de meeste huizen hebt verkocht en dit af wilt zetten tegen de doelgroep die over het algemeen in dezelfde regio de meeste huizen koopt. Zo kan je er achter komen of er een leeftijd of inkomensklasse bij zit die jij over het hoofd ziet als potentiële klant.” 

Stap 4: Check de kwaliteit en voer de data in

“Heb je alle data verzameld die je nodig hebt om een goede visualisatie te maken? Laad deze in de tool. Let alleen wel op: vaak komt tijdens de presentatie naar voren dat de afbeeldingen of grafieken die gemaakt zijn aan de hand van de data toch niet kloppen. Dit wordt veroorzaak doordat de kwaliteit van de data niet goed is. Daarom is het heel belangrijk dat je alle informatie op dezelfde manier invoert. Dus besluit je ‘Amsterdam’ te gebruiken. Voer dan alles precies op diezelfde manier in. En niet bij één ‘A’dam’ en de ander ‘amsterdam’. Het systeem is namelijk niet alleen gevoelig voor schrijfwijze, maar ook voor lettergebruik (hoofdletter, kleine letters) en gebruik van spaties. Dus bedenk vooraf goed: hoe schrijven we het en gebruiken we bijvoorbeeld bij een postcode een spatie of niet. Anders ziet het systeem het als twee data elementen, kan de koppeling niet gemaakt worden en krijg je niet het gewenste resultaat. De data invoerkant is dus van groot belang, verstandig om hier vooraf duidelijke afspraken over te maken.”  

Stap 5: Knoop de data aan elkaar 

“Vervolgens geef je aan welke databronnen het systeem aan elkaar moet knopen om de gewenste visualisatie te krijgen. Wil je bijvoorbeeld dat je inzichtelijk krijgt welke huissoorten in een bepaald postcodegebied onder een bepaalde leeftijd veel verkocht worden? Dan geef je in het systeem aan dat deze alle benodigde data om deze visualisatie te krijgen aan elkaar moet knopen. Belangrijk is hierbij wel op te letten of de koppeling tussen alle data ook te maken is. Data invoeren op landelijk niveau heeft bijvoorbeeld geen zin als je het op postcodegebied gevisualiseerd wilt hebben. Kijk dus goed naar welke ingrediënten je nodig hebt om jouw doel te visualiseren en wat hierin ook haalbaar is. In jouw eigen database dan wel vanuit externe bronnen. Probeer hierin ook ‘out of the box’ te denken: wellicht is op postcodegebied niet mogelijk, maar wel op stedelijk niveau.”

Stap 6: Maak een mock-up en houd het overzichtelijk

“Een goede mock-up is belangrijk om vervolgens een dashboard naar wens te krijgen. Niet onbelangrijk aangezien op je dashboard uiteindelijk jouw visualisaties worden getoond. In de mock-up bepaal je de vormgeving van jouw dashboard. Hoe wil jij het presenteren? Het is sowieso jouw doel om in een oogopslag duidelijk te maken waar je naar kijkt en wat het is. Daarom is van belang bij het bouwen van jouw dashboard dat alles wat je daar toont enigszins met elkaar te maken heeft. Houd het overzichtelijk en wil niet teveel op 1 dashboard laten zien. Logo altijd links, filteroptie altijd rechts: houd al je dashboards in dezelfde stijl. Door die consequentie krijg je uiteindelijk herkenbaarheid bij de doelgroep en dat werkt weer door in het gebruiksgemak.”

Stap 7: Let op kleurgebruik

“Belangrijk onderdeel is goed te kijken naar het kleurenpalet. Nieuwe gebruikers van deze tool zijn nogal eens geneigd om veel verschillende kleuren te kiezen. Op die manier raak je alleen het overzicht kwijt. Kies voor rustige, liefst pastel en geen felle kleuren en zorg dat hetgeen wat je wilt laten opvallen ook opvalt. Ook belangrijk voor een goed overzicht en gevoel van eenheid is om in kleurgebruik en vormgeving ook de huisstijl terug te laten komen. 

Kies dus niet voor een staafdiagram waarbij iedere staaf een andere kleur krijgt. Dan moeten je hersenen eerst ieder kleurtje verwerken en continu naar de legenda kijken om het te begrijpen. Weg overzicht. Als je bijvoorbeeld de steden wilt laten zien die boven de gemiddelde huisprijs zitten van drie ton, dan kan je er voor kiezen om alle steden die daarboven zitten een rode kleur te geven. De rest die eronder zit maak je zwart. Met deze twee kleuren zie je in een oogopslag hoeveel rode en dus hoeveel steden op dit moment boven de gemiddelde huizenprijs zitten. Als jij veel klanten hebt met een bovengemiddeld inkomen, kun je zo aflezen dat dit weleens interessante targetgebieden kunnen zijn. Dit kan je natuurlijk ook met targets doen. Iedere makelaar die nog onder zijn of haar target zit, krijgt een andere kleur. Zo is in één oogopslag duidelijk wie er aan de bak moet.” 

Stap 8: Definities vastleggen 

“Een ander onmisbaar onderdeel hierbij is de definities vaststellen en deze ook beschikbaar stellen voor de gebruikers van het dashboard. Dus echt omschrijven wat de definitie van ‘huiswaarde’ is in de visualisatie. Dit kan dus niet meerdere betekenissen hebben. Alles om het voor de gebruiker zo duidelijk en overzichtelijk mogelijk te houden. Al deze onderdelen vormen samen de fundering. De grootste fout die mensen maken is te snel hun dashboard bouwen, waardoor ze uiteindelijk een slechte fundering hebben en de tool niet optimaal kunnen gebruiken. Het effect wat je in de begintijd van Excel ook wel kon hebben, waardoor je bij verkeerd gebruik een onoverzichtelijke brei aan data kreeg. Terwijl als je vooraf goed hebt nagedacht over je kleurgebruik, indeling, definities en benodigde data en data-niveau is deze tool perfect om je business te laten groeien.” 

Tamer Saglambilek

Als founder en managing director van growth marketing agency Elevate Digital voert hij met zijn team passende en effectieve online marketingstrategieën uit voor diverse klanten. Tamer heeft ook de Dutch Search Awards opgericht met als doel excellentie in de Nederlandse search-industrie in de spotlights te zetten. 

Ontdek zelf de voordelen van het VBO-lidmaatschap

Meer informatie