Personal Assistent Directie & MT (32 - 40 uur)

Een-op-een  samenwerken met de directeur van VBO, de steun en toeverlaat van het gehele managementteam en een belangrijke spil in de organisatie zijn. Als Personal Assistent (PA) ontzorg je de directie en het managementteam.

Wat ga je doen?

Als PA zorg je voor logica en rust in de complexe agenda van de directeur door de juiste prioriteiten te stellen. Je zorgt voor een evenwichtige verdeling van zijn tijd voor vergaderingen, de voorbereiding ervan en het onderhouden van (interne en externe) relaties. Dankzij jouw adequate voorbereiding kan hij tijdig beschikbare informatie doornemen en daardoor op efficiënte wijze zijn overleggen voeren. Je bent verantwoordelijk voor een deskundige voorbereiding, de organisatie en de verslaglegging van Bestuurs-  en Ledenvergaderingen. Je houdt de planning in de gaten en zorgt dat actiepunten worden opgesteld en uitgevoerd. Hierbij weet je de juiste mensen in te zetten om resultaten te behalen. Als PA ontzorg je vooral de directeur, het management en het bestuur van de vereniging zodat zij effectief en efficiënt hun functie uit kunnen voeren. Jouw werkzaamheden zijn:

  • Je bent verantwoordelijk voor alle PA-werkzaamheden zoals: binnenkomende e-mails in de gaten houden en hierop anticiperen, het bewaken van de planning en het beheren van de agenda; 
  • Je draagt zorg voor het opstellen van (concept)teksten voor notities en brieven en het uitwerken van rapporten, verslagen en presentaties;
  • Je bereidt voor, organiseert, notuleert en bewaakt de planning en actiepunten van Bestuurs-, MT- en Ledenvergaderingen, en bestuurlijke overleggen;
  • Je beheert en creëert templates, procedures en het digitale archief;
  • Je bent medeverantwoordelijk voor een up-to-date CRM-systeem;;
  • Je steekt de handen uit de mouwen bij ad hoc taken. 

Wie ben jij?

Je bent een zelfstandige, proactieve en doortastende Personal Assistent met veel energie die positief in het leven staat. De directeur is een directe, energieke en veranderingsgerichte manager waarmee jij op een flexibele en gedisciplineerde wijze samenwerkt.  Je bent toegankelijk, gastvrij en hebt gevoel voor humor. Je zorgt in samenwerking met het officemanagementteam voor een continue ondersteuning aan het managementteam. Ook bij hoge werkdruk blijf je gefocust, stel je prioriteiten en bewaar je de rust. Verder heb je in ieder geval:

  • een afgeronde relevante HBO-opleiding zoals directiesecretaresse of management assistent of voldoende aantoonbare ervaring;
  • minimaal vier jaar ervaring in een soortgelijke functie;
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • ervaring in het opmaken van geannoteerde agenda’s en notuleren;
  • uitstekende kennis van het MS office pakket;

Ook bezit je de volgende competenties/eigenschappen: 

  • initiatiefrijk en daadkrachtig;
  • servicegericht, verantwoordelijk en accuraat
  • vrolijk, zorgzaam en communicatief vaardig
  • collegiaal 
  • representatief
  • oplossingsgericht en innovatief 

Wat bieden wij je?

De functie van Personal Assistent Directie & MT is breed en uitdagend met een grote mate van zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en veel vrijheid voor initiatieven bij een groeiende en innovatieve vereniging met grote ambities. Je leert de organisatie in zijn volle breedte kennen, omdat je met alle bedrijfsonderdelen te maken krijgt. De organisatie heeft aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Wij bieden goede arbeidsvoorwaarden in een open werkomgeving met 40 collega’s in Nootdorp, dichtbij Den Haag. Ons kantoor is nabij uitvalswegen en OV. 

Waar ga je werken?

Wij zijn VBO: Verbindend, Betrokken en Ondernemend. Wij zijn een activistische brancheorganisatie die geen genoegen neemt met de status quo op de vastgoedmarkt. Iedere dag staan wij klaar voor ruim 1300 Makelaars en Taxateurs, onze leden. Ook verbinden wij verschillende partijen, zoals projectontwikkelaars en overheden. Wij zijn er voor een stabiele vastgoedmarkt.

Meer informatie en contact

Voor meer informatie inzake de vacature van Personal Assistent Directie & MT kun je contact opnemen met Hans van der Ploeg, directeur, via nummer (070) 345 87 03 en/of mail vbo@vbo.nl. 

Wil je direct solliciteren?  Mail dan je curriculum vitae en een duidelijke motivatie voor 10 januari 2022. Meer info: www.vbomakelaar.nl